Kako pratiti kontakte i prodajni pipeline u Systeme.io

Kome pomaže praćenje kroz faze?

Ovakav pregled može koristiti samostalnom pružatelju usluga ili manjem timu koji prima više upita i treba znati je li s osobom tek uspostavljen kontakt, poslana ponuda ili je dogovor zaključen. Faza pokazuje trenutačni korak u prodajnom procesu; kratka bilješka čuva kontekst za idući razgovor.

Ako imaš vrlo malo upita i svaki je već pregledan u jednom razgovoru, zasebne faze mogu dodati više održavanja nego koristi. Počni s najkraćim popisom koraka koji ti pomaže odgovoriti na pitanje „što se s ovim upitom događa dalje?” i promijeni ga kada se stvarni proces promijeni.

Faza i oznaka ne znače isto

Faza pipelinea opisuje mjesto kontakta u prodajnom procesu, primjerice „Početni kontakt” ili „Poslana ponuda”. Oznaka može opisati osobinu koja vrijedi neovisno o fazi, primjerice izvor upita ili temu interesa. Jedan kontakt zato može biti u jednoj fazi i imati jednu ili više oznaka.

Oznaka nije samo pasivna bilješka: ako aktivno pravilo ili workflow sluša njezinu dodjelu, ručno ili automatsko dodavanje može pokrenuti povezane radnje poput upisa u kampanju ili slanja e-maila. Prije promjene oznake provjeri postojeće automatizacije u računu.

1. Napravi pipeline koji prati tvoj stvarni proces

U izborniku računa otvori CRM → Pipelines i klikni Create. Upiši naziv pipelinea, dodaj korake i spremi. Prema provjerenoj službenoj uputi, novi pipeline prema zadanim postavkama ima šest faza: New leads, Initial contact made, Proposal sent, Negotiation, Deal won i Deal lost. Faze možeš izmijeniti ili presložiti da odgovaraju načinu na koji stvarno radiš.

Za primjer usluge savjetovanja zadržimo iste korake: novi upit, uspostavljen kontakt, poslana ponuda, pregovori, dobiven posao i izgubljen posao. Nemoj dodavati fazu koju ne znaš razlikovati od postojeće; važno je da ti naziv kaže što se već dogodilo, a ne što se nadaš da će se dogoditi.

2. Uvedi novi upit u prvu fazu

Ogledni scenarij: osoba pošalje obrazac na stranici lijevka tražeći razgovor o svojoj ponudi. Za automatski ulaz možeš pripremiti workflow: otvori Automations → Workflows, izradi tijek rada, dodaj okidač „Funnel form subscribed” i odaberi točan korak lijevka. Zatim dodaj akciju „Add to a pipeline stage” i odaberi svoj pipeline te fazu za nove upite.

Nakon što postaviš okidač i radnju, provjeri cijelu konfiguraciju pa aktiviraj workflow iz popisa tijekova rada. Workflowi su prema službenoj pomoći neaktivni dok ih ne aktiviraš. Događaj obrasca koji se dogodio prije aktivacije neće se naknadno obraditi, zato postavi i uključi workflow prije nego što očekuješ automatski ulaz kontakta.

Kontakt možeš dodati i ručno: u željenoj fazi pipelinea klikni „Add a Contact”, odaberi postojeći kontakt ili unesi podatke novoga, nastavi na odabir kontakta i spremi. Ako prvo otvaraš CRM → Contacts → Create contact, obavezna su polja e-mail i jezik; oznaku možeš dodijeliti pri unosu.

3. Zabilježi kontekst i ažuriraj fazu

Kada otvoriš kontakt u pipelineu, klikni ikonu Notes, upiši kratku činjeničnu bilješku i spremi. U primjeru bilješka može glasiti: „Traži razgovor o uvođenju online tečaja; poslana su pitanja za pripremu.” Ne upisuj zaključke koje kontakt nije potvrdio. Službena pomoć navodi da se prethodne bilješke mogu pregledati te da se spremljene bilješke mogu urediti, prikvačiti ili izbrisati.

Kad se stvarni razgovor dogodi, pomakni kontakt u „Initial contact made”. Ako naknadno pošalješ ponudu, premjesti ga u „Proposal sent”; nakon razgovora o uvjetima koristi „Negotiation”, a na kraju „Deal won” ili „Deal lost”. Kontakte možeš povlačiti između faza. Promijeni fazu prema događaju koji se zaista dogodio, ne samo protekom vremena.

4. Koristi oznake pažljivo i automatiziraj samo ponavljanje

Oznake možeš izraditi pod CRM → Tags → Create. Primjer naziva za ovaj ogledni proces bio bi „upit-savjetovanje”; to je samo prijedlog za račun čitatelja. Ručno dodavanje postojeće oznake ide kroz CRM → Contacts: označi kontakt, odaberi More actions → Add tag, izaberi oznaku i potvrdi. Za automatsku dodjelu službena pomoć opisuje okidače i radnje u pravilima automatizacije ili workflowu.

Ako workflow koristi „Tag added” kao okidač, sama dodjela oznake može pokrenuti njegove sljedeće akcije. Prije nego oznaku primijeniš na kontakt, provjeri postoji li povezani tijek rada i može li poslati poruku ili upisati osobu u kampanju. Za jednokratno praćenje faze može biti jednostavnije pomaknuti kontakt ručno nego dodavati automatizaciju koju nećeš koristiti.

Važna ograničenja i provjere prije slanja e-maila

Workflow događaje ne obrađuje retroaktivno: aktivira se za događaje nakon aktivacije, a ne za kontakte koji su ispunili uvjet ranije. Ako već imaš kontakt koji je propustio okidač, dodaj ga u odgovarajuću fazu ručno; nemoj pretpostavljati da će samo uključivanje workflowa pokrenuti stare događaje.

Za kontakt koji si ručno unio pribavi izričitu privolu prije slanja newslettera ili drugih marketinških e-mailova. Sama činjenica da imaš adresu ili si kontakt unio u CRM nije privola. Zabilježi kada i u kojem kontekstu ju je osoba dala, a kupljene ili s interneta prikupljene popise nemoj koristiti za slanje. To je uvjet koji službena pomoć izričito naglašava uz ručni unos i pravila isporučivosti.

Prije rada na stvarnim kontaktima provjeri aktivne oznake, okidače i odredišne faze u vlastitom računu te napravi probu s kontaktom za koji imaš dopuštenje. Dostupni nazivi i postavke mogu se promijeniti; mjerodavne su aktualna službena pomoć i postavke koje vidiš u svom računu.

Poveži pipeline s ostatkom prodajnog puta

Pipeline ima najviše smisla kada je jasno odakle upit dolazi i što osoba treba dobiti nakon prijave. U povezanim vodičima niže možeš nastaviti s planom prvog prodajnog lijevka i automatizacijom e-mail nastavka u Systeme.io.