Kako koristiti kalendar rezervacija u Systeme.io

1. Odluči kakav događaj trebaš

Otvori CRM → Calendar i karticu „Events”, zatim klikni „Create new event”. Odaberi „Individual event” ako svaki termin treba pripasti jednoj osobi, primjerice za savjetovanje jedan-na-jedan. Odaberi „Group event” ako više osoba može rezervirati isti termin, primjerice za radionicu. Potvrdi odabir prije unosa detalja.

Unesi naziv događaja, ime domaćina i trajanje. U opisu kratko napiši što će se dogoditi i što osoba treba pripremiti. Za lokaciju odaberi online sastanak, telefonski razgovor ili susret uživo. Za online sastanak službena pomoć potvrđuje Google Meet, Zoom ili vlastitu poveznicu; za grupni događaj postavi najviše onoliko sudionika koliko podržava odabrani servis za sastanke.

Ako je termin uživo ili telefonski, upiši potrebne podatke za tu lokaciju. Možeš ponuditi više vrsta lokacije za isti događaj kako bi osoba odabrala jednu od ponuđenih mogućnosti.

2. Postavi dostupnost, raspored i vremensku zonu

Za raspored koji se ponavlja otvori CRM → Calendar → „Availability”. Uredi tjednu dostupnost po danima i dodaj jedan ili više vremenskih blokova za dan. Posebnu dostupnost za pojedini datum možeš unijeti kao iznimku redovnom rasporedu, a „Time-Off” služi za blokiranje datuma kada ne primaš rezervacije. Spremi promjene.

U postavkama pojedinog događaja odredi razdoblje u kojem se termini mogu rezervirati: neograničeno unaprijed, određeni broj dana unaprijed ili ručno zadani početni i završni datum. Postavi minimalnu najavu prije sastanka i rok do kojeg je dopušteno otkazivanje. Zatim odaberi globalnu dostupnost ili raspored samo za taj događaj.

U naprednim postavkama odredi koliko često se novi termini prikazuju, najveći broj rezervacija po danu i razmak prije ili poslije sastanka. Odaberi prikazuju li se termini u vremenskoj zoni domaćina ili osobe koja rezervira. Ako posluješ s klijentima u više država, isprobaj rezervaciju iz druge vremenske zone prije objave.

Novi događaj zadano ima podsjetnike 24 sata i 1 sat prije početka. Možeš ih uređivati ili ukloniti; po događaju može biti najviše tri, a podsjetnik nije moguće postaviti na manje od 10 minuta prije termina. Tekst automatske poruke ne možeš uređivati u toj postavci.

3. Poveži Google Calendar ili videopoziv kada ti trebaju

Ako želiš da se rezervacije upisuju u vanjski raspored, prvo poveži Google Calendar u „Settings” → „Integrations”. Nakon povezivanja, u postavkama događaja možeš uključiti Google Calendar i odabrati kalendar u koji se upisuju rezervacije. Službena pomoć navodi i provjeru preklapanja te sinkronizaciju izmjena ili otkazivanja; to vrijedi za povezani račun i odabrane kalendare.

Google Meet zahtijeva prethodno povezivanje Google Calendara. Zatim u lokaciji događaja odaberi „Online meeting” i Google Meet; poveznica za sastanak stvara se za rezervaciju i šalje sudionicima. Za Zoom poveži račun kroz „Settings” → „Integrations” → „Zoom”, a zatim ga odaberi kao online lokaciju događaja. Potvrda rezervacije sadrži Zoom poveznicu i lozinku. Prema službenoj uputi, Zoom veza se prekida nakon 90 dana neaktivnosti, pa je ponovno provjeri ako je dulje nisi koristio.

Neovisno o integraciji, možeš unijeti vlastitu poveznicu za sastanak ili odabrati telefon odnosno lokaciju uživo. Za grupni događaj provjeri ograničenje sudionika u servisu koji koristiš.

4. Dodaj besplatnu rezervaciju na stranicu lijevka

Za besplatnu rezervaciju otvori lijevak i uređivač stranice na kojoj želiš ponuditi termin. U elementima stranice pronađi „Calendar” i povuci ga na stranicu. U postavkama elementa izaberi događaj koji treba prikazati. Službena uputa opisuje ovaj ugrađeni element na stranici lijevka; ne pretpostavljaj da svaka vrsta stranice ili samostalni web može koristiti isti element.

Posjetitelj prvo odabire datum i slobodan termin, zatim ispunjava kontaktne podatke. Možeš dodati vlastita pitanja i označiti ih obveznima. U završnom koraku prikazuje se potvrda s detaljima sastanka; možeš je ostaviti kao završni prikaz ili usmjeriti osobu na sljedeći korak lijevka ili određeni URL. Spremi stranicu i napravi probnu rezervaciju.

5. Postavi plaćenu rezervaciju bez nagađanja cijene

Za naplatu prvo pripremi obrazac za narudžbu odnosno stranicu za plaćanje i cjenovni plan. U konfiguraciji ponude odaberi „Digital product”, dodaj resurs „Calendar events” i odaberi događaj koji prodaješ. Zatim postavi svoj cjenovni plan i spremi ponudu. Cijenu određuješ prema vlastitoj ponudi; ovdje nema univerzalne cijene za termin.

Otvori uređivač stranice za plaćanje i dodaj element „Paid calendar”. Posjetitelj odabire termin, upisuje kontaktne podatke i dovršava plaćanje. Nakon naplate nastavlja standardnim tokom stranice narudžbe: ako postoje upsell ili downsell stranice, slijedi ih; inače dolazi na stranicu zahvale.

Provjeri važnu postavku e-pošte za plaćene termine: potvrda rezervacije prema zadanim postavkama može otići čim proces plaćanja počne, čak i ako plaćanje kasnije ne uspije ili bude otkazano. Ako želiš potvrdu tek nakon uspješne naplate, uključi „Send the booking confirmation email only after payment is completed” u Settings → Notifications → Sales.

6. Pregledaj, filtriraj i mijenjaj rezervacije

Za upravljanje terminima otvori CRM → Calendar → „Bookings”. Popis prikazuje buduće i prošle rezervacije, uključujući naziv događaja, datum, vrijeme, trajanje, status, podatke o plaćanju i osobu koja je rezervirala. Rezervacije možeš filtrirati prema događaju, statusu ili razdoblju.

Za pojedinu rezervaciju otvori izbornik s tri točke. „Reschedule booking” omogućuje odabir novog datuma i termina; domaćin i osoba koja je rezervirala dobivaju e-poruku s promjenom. „Cancel booking” traži potvrdu, a nakon otkazivanja obje strane dobivaju obavijest. Otkazanu rezervaciju više nije moguće promijeniti ili ponovno rasporediti, dok se prošle i otkazane rezervacije mogu obrisati s popisa.

Osoba koja je rezervirala također može promijeniti ili otkazati termin preko odgovarajuće poveznice u svojoj e-poruci potvrde. Ako je Google Calendar povezan, provjeri da su izmjena ili otkazivanje preneseni i u odabrani kalendar.

7. Kontrolni popis prije objave

Prije slanja poveznice provjeri: je li odabran individualni ili grupni događaj; prikazuju li se samo termini koje možeš održati; odgovaraju li zona, razmak između sastanaka i rok otkazivanja tvom načinu rada; rade li lokacija i poveznica za videopoziv; jesu li pitanja i potvrda jasni; te odgovara li poruka o plaćanju stvarnom stanju naplate.

Napravi probnu rezervaciju kroz objavljenu stranicu, pregledaj e-poštu domaćina i gosta te testiraj promjenu i otkazivanje. Tako provjeravaš vlastiti tok prije nego što ga pošalješ klijentima; prikaz u uređivaču sam po sebi ne potvrđuje da su sve postavke pravilno povezane.